Odsherreds Turistforenings dataansvar

Fra den 25. maj 2018 gælder EU’s persondataforordning og en ny dansk data-beskyttelseslov. Almindeligvis omtalt som GDPR.
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler person-oplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Odsherreds Turistforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson: Administrator Johan Gotfredsen
Adresse: Sortspættevej 3, 4500 Nykøbing Sj.
Telefonnr.: 40151499
Mail: info@turist-odsherred.dk
Website: turist-odsherred.dk
CVR: 35618449

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1)    Medlemsoplysninger:
       Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som
      navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
       Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen

2)    Oplysninger om din deltagelse i vores arrangementer:
        Almindelige personoplysninger: Arrangementets dato, navn og deltager-
        betaling, samt eventuelle situationsfoto fra arrangementer, hvor du eventuelt
        optræder på fotoet.
        Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen

Hvor indsamler vi oplysninger?
Vi får alene oplysningerne fra dig. Subsidiært fra en person, der vil forære dig et medlemskab.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
1)    Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
        (interesseafvejningsreglen).
2)    At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
3)    Behandling efter lovkrav
4)    Behandling med samtykke

Formålene:
1)    Formål med behandling af medlemsoplysninger:
       Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
       Som led i foreningens aktiviteter
       Administration af din relation til os
       Udsendelse af nyhedsbreve

2)    Formål med behandling af oplysninger om din deltagelse i vores
       arrangementer:
       Kontrol af fremmøde
       Mulighed for kontakt i tilfælde af aflysning i sidste øjeblik
       Brug af situationsfoto til vores hjemmeside og nyhedsbreve

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesse-afvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af arrangementer
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Dine data er primært lagret i Excel, der opbevares i skyen Onedrive hos Microsoft.
Desuden er dit navn og email lagret hos Mailchimp, der udsender vores nyheds-breve.
Derudover videregiver vi ikke personoplysninger uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Vi opbevarer dine kontaktoplysninger til nyhedsbrevet, indtil du afmelder nyhedsbrevet.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format
Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger så gennemfører vi ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen fremgå af revisionshistorikken. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Revisionshistorik
Godkendt i Odsherreds Turistforenings bestyrelse den 4. marts 2026.
Afløser tidligere bestemmelser af 28. april 2018.